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Nunca faltan los morosos, ¿pero puede haber menos?

En un complejo residencial, la Mesa Directiva adquiere el firme compromiso de garantizar el buen manejo de los recursos, los procesos y la infraestructura del mismo.

Por su parte, los residentes deben asumir el compromiso de cumplir con el pago de las cuotas de mantenimiento, administración y extraordinarias, así como el fondo de reserva y, en su caso, los intereses generados por no pagar a tiempo.

El pago de las aportaciones en tiempo y forma, garantiza la capitalización requerida para el financiamiento de los procesos administrativos y operativos del desarrollo inmobiliario. En contraste, el incumplimiento en estos pagos obstaculiza e incluso frena el logro de varios proyectos consensuados, aprobados y programados, en perjuicio de toda la comunidad vecinal.

Los residentes morosos siempre están presentes en todo complejo residencial. Los motivos sobran, el caso es que una tasa nula de morosidad es mera utopía.

¿Pero es posible disminuir de manera considerable este índice de residentes que se retrasan con el pago de sus cuotas?

De entrada, está la conciliación. Siempre es recomendable el diálogo cordial para llegar a un buen acuerdo.

También, la Administración y el residente moroso pueden acordar y programar un plan razonable de pagos; de ser posible, libre de intereses.

En caso de no llegar a un acuerdo conciliatorio, por lo regular la Mesa Directiva o la Administración proceden con la aplicación de sanciones adicionales a los intereses moratorios.

Estas penalizaciones pueden consistir en la pérdida de beneficios, tales como el acceso vehicular y peatonal automáticos, la reservación de áreas comunes y el monitoreo de alarmas, entre otros.

Este tipo de castigos urgen al residente moroso a regularizar su situación lo más pronto posible. Contar con un sistema que active y desactive de manera automática los privilegios para el residente, incentiva el pago puntual de las cuotas, pues los titulares o arrendatarios de cada propiedad tratarán de evitar que un software tecnológico insobornable, con el que no pueden alegar, hacer berrinches ni enojarse por interrumpir sus beneficios, los castigue.

Adicionalmente, si este mismo sistema notifica a los residentes que tienen adeudos pendientes de pago y adeudos vencidos, sirve como recordatorio y evita que el residente aduzca el olvido como excusa para no pagar.

Si además el residente puede notificar su pago a la Administración, desde la comodidad de su casa, así como validar la autorización y el registro de sus pagos en su smartphone, el proceso de pago se vuelve más ágil y sencillo, lo cual también influye en la disminución de la tasa de morosidad.

En GateGuard, ponemos a tu alcance soluciones administrativas para que cada vez haya menos casos de morosidad en tu complejo residencial. Con gusto, te podemos dar más detalles. ¡Te invitamos a contactarnos, estamos para servirte!

 

Cinco fallas comunes del personal de vigilancia

Además de estar bien capacitado, el personal de vigilancia asignado a tu complejo residencial debe contar con el equipo y las herramientas necesarias para realizar bien su trabajo, en beneficio de la seguridad de las familias residentes y su patrimonio.

Es común que la labor de algunos guardias, en ciertas ocasiones, presente fallas u omisiones. A continuación, GateGuard te presenta cinco de los errores que se presentan con mayor frecuencia en el desempeño del personal de seguridad.

 

  1. Permiten el acceso a desconocidos, sin registrarlos

Debido a que la persona que le pide acceso, sin autorización previa, le ofrece algo a cambio o le cae bien, o simplemente porque no le interesa quién entra o sale del complejo residencial, el guardia facilita el acceso de cualquier persona, sea residente o no, sin la autorización correspondiente ni el debido registro.

Esto representa una seria vulneración a la seguridad de todos los residentes.

  1. Tardan mucho en registrar a los visitantes

Largas filas de automóviles o peatones se llegan a formar cuando un guardia no cuenta con un sistema o al menos una dinámica de control de acceso adecuado. Para las personas que pretenden ingresar al complejo residencial, este proceso, además de representarles la pérdida de mucho tiempo, les genera estrés e incomodidad.

 

  1. Omiten puntos de revisión en los rondines de vigilancia

Ya sea por olvido o desidia, no pocos son los guardias quienes, con el afán de terminar cada rondín de vigilancia en el menor tiempo posible, se saltan puntos de revisión. Incluso hay guardias que, de plano, no llevan a cabo este recorrido y simplemente reportan en falso que sí lo realizaron, a la hora programada y por todas las zonas definidas.

 

  1. Comparten datos de contacto de los residentes

Por ignorancia, maldad o a cambio de algo, hay guardias que comparten datos personales y de contacto de los residentes del desarrollo inmobiliario al que están asignados, lo cual, además de un atentado contra la confidencialidad de la información, es un grave delito.

Para evitar que el guardia tenga acceso a los datos de contacto, GateGuard tiene disponible un conmutador digital que enlaza la llamada entre el guardia y el residente, sin necesidad de que el primero conozca el número telefónico del segundo.

 

  1. Carecen de orden en sus reportes 

Hay casos en que los guardias no llevan un debido registro y almacenamiento de información, aunque sea por escrito, de sus reportes. Esto complica la rapidez de localización de datos cuando es necesaria la consulta de los mismos.

Para contar con un historial digital de accesos vehiculares y peatonales, así como de reportes de los guardias, siempre disponible y de fácil consulta, da clic aquí.

GateGuard es el mejor aliado del personal de vigilancia de tu complejo residencial, para mejorar y agilizar sus procesos, dándole herramientas para mejorar su desempeño y dar mejores resultados.

Cómo incrementar la inclusión de tus vecinos en la toma de decisiones

En todo complejo residencial, es imprescindible llegar a acuerdos y consensos en asuntos relacionados con la comunidad vecinal.

Los residentes designan a varias personas, por lo regular voluntarias, para que se encarguen de la óptima operatividad en el desarrollo inmobiliario.

Así, estos representantes tienen facultades para contratar colaboradores para el mantenimiento de la infraestructura y la administración de los recursos, sin dejar de estar al pendiente de todo.

Las juntas vecinales periódicas son una buena medida para mantener informados a los residentes sobre el manejo de sus aportaciones, los proyectos realizados, así como los planes a corto y largo plazo.

Sin embargo, no todos los residentes acuden a estas reuniones, ya sea porque no tienen tiempo, porque tienen otro compromiso agendado o simplemente no les interesa.

Entonces, por lo regular las decisiones se toman con la anuencia de relativamente pocos residentes, ya sea sometiéndolas a votación o a través de una encuesta.

Puede darse el caso de una Mesa Directiva o un personal administrativo realmente preocupados por tomar en cuenta a la mayor cantidad posible de residentes para toda consulta relacionada con el desarrollo inmobiliario.

En algunos conjuntos domiciliarios, los residentes reciben por escrito las encuestas y las votaciones, o reciben la visita de un integrante de la Mesa Directiva o la Administración. Esta dinámica puede resultar, además de tardada, molesta para algunos vecinos.

Pensando en la comodidad de los residentes y la mejora de procesos administrativos en los desarrollos inmobiliarios, Con la aplicación de Gateguard system ponemos al alcance de los usuarios la factibilidad de generar y participar en encuestas y votaciones, de manera fácil y rápida.

Por un lado, los administradores o la Mesa Directiva pueden crear una de estas dos consultas, desde el Panel de administración, definir la vigencia y publicar la encuesta o la votación, de manera automática, para que cada residente la reciba en su smartphone a través de la app.

Por su parte, los residentes reciben una notificación en su smartphone, para informarles que hay una votación o una encuesta disponible. Con sólo un clic en su dispositivo inteligente, cada residente puede revisar en su aplicación el asunto sometido a consulta y emitir su voto o participar en la encuesta, según sea el caso. Un proceso que tarda prácticamente pocos segundos.

Una vez que la vigencia de cada votación o encuesta llega a su límite, el sistema genera automáticamente un reporte de resultados para la Mesa Directiva y los administradores.

Con estos indicadores, se garantiza la inclusión de la mayoría de los residentes en la toma de decisiones, lo cual genera una excelente perspectiva sobre el trabajo de las personas encargadas del manejo del complejo residencial.

 

 

img 5 consejos para administrar GateGuard System

5 consejos para administrar de manera eficiente un complejo residencial

Sin importar su ubicación, tamaño o tipo, administrar un complejo residencial es una tarea titánica.

Aquí te presentamos cinco consejos para hacer más fácil y eficiente la administración de tu desarrollo inmobiliario.

1.- Todos los residentes deben saber quién administra su complejo residencial

Pueden ser uno o varios miembros de la Mesa Directiva del comité de vecinos, un profesional externo o una firma enfocada en la administración de inmuebles.

En todo caso, es imprescindible que todos los residentes del desarrollo inmobiliario sepan quién o quiénes llevan la administración, así como sus responsabilidades específicas.

 

2.- La administración de todo complejo residencial debe apegarse siempre a la Ley local

Es importante que los administradores conozcan y respeten las leyes, las normas y los reglamentos locales, vigentes en materia de condominios.

También, es importante conocer la legislación laboral local, pues una de las funciones de la Administración es la contratación de proveedores y colaboradores, fijos, periódicos u ocasionales.

Asimismo, no está de más tener siempre un abogado registrado en el listado de proveedores, para la eventual resolución legal de cualquier controversia.

 

3.- Los administradores de un complejo residencial, deben tener un orden escrupuloso

 

Tal orden no sólo debe ser en el manejo de las cuentas de los residentes. La Administración también precisa llevar un registro metódico de los acuerdos de cada asamblea; de preferencia, foliados e integrados en un libro anual, en versión digital e impresa.

De igual forma, hay que saber dónde está archivado cada reglamento interno, listado de proveedores y colaboradores, hojas técnicas de los equipos y la infraestructura del complejo residencial, contratos y demandas, entre otros documentos.

Conoce aquí cómo puedes tener la mejor base de datos para la administración de tu complejo residencial.

 

4.- La comunicación permanente y efectiva entre administradores y residentes, es fundamental

 Las juntas de residentes sirven para que todos se conozcan, expresen inquietudes y necesidades, limen eventuales asperezas y lleguen a acuerdos.

 Además de estas reuniones vecinales, la Administración del complejo residencial debe procurar tener uno o varios canales de comunicación abiertos y permanentes, así como un horario definido para que cualquier habitante del desarrollo inmobiliario pueda resolver dudas, solicitar aclaraciones, externar alguna queja o sugerencia o notificar cualquier asunto relacionado con el desarrollo inmobiliario.

De igual forma, el o los administradores deben publicar, de manera periódica, comunicados, encuestas, votaciones, convocatorias, solicitudes, anuncios y cualquier documento pertinente, a través de uno o varios canales oficiales de comunicación.

Y, por supuesto, la Administración del complejo residencial debe emitir notificaciones de cobro, pago y adeudo pendiente, a cada residente, con el correspondiente estado de cuenta a detalle.

 Conoce aquí cómo puedes tener una comunicación efectiva y constante con los residentes de tu desarrollo inmobiliario. 

 

5.- Una administración profesional, lidera personal profesional

 Los encargados de la administración de un complejo residencial deben rodearse de personal de soporte capacitado en su respectiva función -personal de vigilancia, albañiles, plomeros, electricistas, personal de limpieza, entre otros-, de planta o eventual, para el óptimo desarrollo de los procesos operativos y administrativos del desarrollo inmobiliario, así como el adecuado mantenimiento de la infraestructura del mismo -limpieza periódica, pintura, impermeabilización, etc.

Conoce aquí cómo puedes tener un efectivo registro y control de accesos y salidas de tus colaboradores 

 

 

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