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Indistintamente del tamaño del complejo residencial, es de suma importancia contar con el servicio de un administrador de condominios para lograr una buena organización, mantener la armonía en la comunidad, así como llevar un control eficiente del uso de los recursos económicos que se recaudan.

Aquí te dejamos tres puntos importantes que debes considerar al momento de elegir un administrador de condominios:

1. Profesionales con experiencia

El administrador de condominio debe ser un profesional capacitado con experiencia en la gestión de inmuebles. También, es importante que cuente con habilidades de liderazgo, comunicación, negociación y orientación a resultados, que sepa identificar las necesidades del condominio, así como tener un buen manejo de conflictos.

En cuanto a competencias se refiere, es necesario que cuente con conocimientos administrativos, contables y financieros, así como conocer las normas tributarias. Además, es importante que posea conocimientos respecto a la seguridad y prevención de riesgos, y el control del mantenimiento de áreas y los equipos instalados en el residencial.

2. Uso de herramientas tecnológicas

Hoy en día, es importante el manejo de plataformas y herramientas tecnológicas. El administrador debe de estar actualizado en el uso de nuevas tecnologías para facilitar tareas del día a día, poder llevar un registro digital de toda la información, y manejar un software administrativo que le permita tener un mayor y mejor control de todas sus funciones dentro de la comunidad. Por ejemplo, GateGuard, es un software que le permitirá al administrador gestionar de manera eficiente los recursos monetarios del complejo residencial y transparentar el aprovechamiento de los mismos.

3. Formalidad

Es recomendable que el administrador de condominios forme parte de una empresa establecida que le dicte el cumplimiento de las tareas, rigiéndose bajo estrictas reglas de calidad en el servicio y otorgando la formalidad que merece dicho puesto de trabajo. De esta manera, la administración del condominio podrá desarrollarse con exactitud y seriedad. Por otro lado, la importancia de que el administrador pertenezca a una empresa recae en el equipo de trabajo que se encuentra detrás de las labores a desempeñar, y que ante cualquier inconveniente se tendrá un respaldo sólido para ofrecer soluciones eficaces y oportunas.

En un complejo residencial, la Mesa Directiva adquiere el firme compromiso de garantizar el buen manejo de los recursos, los procesos y la infraestructura del mismo.

Por su parte, los residentes deben asumir el compromiso de cumplir con el pago de las cuotas de mantenimiento, administración y extraordinarias, así como el fondo de reserva y, en su caso, los intereses generados por no pagar a tiempo.

El pago de las aportaciones en tiempo y forma, garantiza la capitalización requerida para el financiamiento de los procesos administrativos y operativos del desarrollo inmobiliario. En contraste, el incumplimiento en estos pagos obstaculiza e incluso frena el logro de varios proyectos consensuados, aprobados y programados, en perjuicio de toda la comunidad vecinal.

Los residentes morosos siempre están presentes en todo complejo residencial. Los motivos sobran, el caso es que una tasa nula de morosidad es mera utopía.

¿Pero es posible disminuir de manera considerable este índice de residentes que se retrasan con el pago de sus cuotas?

De entrada, está la conciliación. Siempre es recomendable el diálogo cordial para llegar a un buen acuerdo.

También, la Administración y el residente moroso pueden acordar y programar un plan razonable de pagos; de ser posible, libre de intereses.

En caso de no llegar a un acuerdo conciliatorio, por lo regular la Mesa Directiva o la Administración proceden con la aplicación de sanciones adicionales a los intereses moratorios.

Estas penalizaciones pueden consistir en la pérdida de beneficios, tales como el acceso vehicular y peatonal automáticos, la reservación de áreas comunes y el monitoreo de alarmas, entre otros.

Este tipo de castigos urgen al residente moroso a regularizar su situación lo más pronto posible. Contar con un sistema que active y desactive de manera automática los privilegios para el residente, incentiva el pago puntual de las cuotas, pues los titulares o arrendatarios de cada propiedad tratarán de evitar que un software tecnológico insobornable, con el que no pueden alegar, hacer berrinches ni enojarse por interrumpir sus beneficios, los castigue.

Adicionalmente, si este mismo sistema notifica a los residentes que tienen adeudos pendientes de pago y adeudos vencidos, sirve como recordatorio y evita que el residente aduzca el olvido como excusa para no pagar.

Si además el residente puede notificar su pago a la Administración, desde la comodidad de su casa, así como validar la autorización y el registro de sus pagos en su smartphone, el proceso de pago se vuelve más ágil y sencillo, lo cual también influye en la disminución de la tasa de morosidad.

En GateGuard, ponemos a tu alcance soluciones administrativas para que cada vez haya menos casos de morosidad en tu complejo residencial. Con gusto, te podemos dar más detalles. ¡Te invitamos a contactarnos, estamos para servirte!

Sin importar su ubicación, tamaño o tipo, administrar un complejo residencial es una tarea titánica.

Aquí te presentamos cinco consejos para hacer más fácil y eficiente la administración de tu desarrollo inmobiliario.

1.- Todos los residentes deben saber quién administra su complejo residencial

Pueden ser uno o varios miembros de la Mesa Directiva del comité de vecinos, un profesional externo o una firma enfocada en la administración de inmuebles.

En todo caso, es imprescindible que todos los residentes del desarrollo inmobiliario sepan quién o quiénes llevan la administración, así como sus responsabilidades específicas.

2.- La administración de todo complejo residencial debe apegarse siempre a la Ley local

Es importante que los administradores conozcan y respeten las leyes, las normas y los reglamentos locales, vigentes en materia de condominios.

También, es importante conocer la legislación laboral local, pues una de las funciones de la Administración es la contratación de proveedores y colaboradores, fijos, periódicos u ocasionales.

Asimismo, no está de más tener siempre un abogado registrado en el listado de proveedores, para la eventual resolución legal de cualquier controversia.

3.- Los administradores de un complejo residencial, deben tener un orden escrupuloso

Tal orden no sólo debe ser en el manejo de las cuentas de los residentes. La Administración también precisa llevar un registro metódico de los acuerdos de cada asamblea; de preferencia, foliados e integrados en un libro anual, en versión digital e impresa.

De igual forma, hay que saber dónde está archivado cada reglamento interno, listado de proveedores y colaboradores, hojas técnicas de los equipos y la infraestructura del complejo residencial, contratos y demandas, entre otros documentos.

Conoce aquí cómo puedes tener la mejor base de datos para la administración de tu complejo residencial.

4.- La comunicación permanente y efectiva entre administradores y residentes, es fundamental

 Las juntas de residentes sirven para que todos se conozcan, expresen inquietudes y necesidades, limen eventuales asperezas y lleguen a acuerdos.

 Además de estas reuniones vecinales, la Administración del complejo residencial debe procurar tener uno o varios canales de comunicación abiertos y permanentes, así como un horario definido para que cualquier habitante del desarrollo inmobiliario pueda resolver dudas, solicitar aclaraciones, externar alguna queja o sugerencia o notificar cualquier asunto relacionado con el desarrollo inmobiliario.

De igual forma, el o los administradores deben publicar, de manera periódica, comunicados, encuestas, votaciones, convocatorias, solicitudes, anuncios y cualquier documento pertinente, a través de uno o varios canales oficiales de comunicación.

Y, por supuesto, la Administración del complejo residencial debe emitir notificaciones de cobro, pago y adeudo pendiente, a cada residente, con el correspondiente estado de cuenta a detalle.

 Conoce aquí cómo puedes tener una comunicación efectiva y constante con los residentes de tu desarrollo inmobiliario. 

5.- Una administración profesional, lidera personal profesional

 Los encargados de la administración de un complejo residencial deben rodearse de personal de soporte capacitado en su respectiva función -personal de vigilancia, albañiles, plomeros, electricistas, personal de limpieza, entre otros-, de planta o eventual, para el óptimo desarrollo de los procesos operativos y administrativos del desarrollo inmobiliario, así como el adecuado mantenimiento de la infraestructura del mismo -limpieza periódica, pintura, impermeabilización, etc.

Conoce aquí cómo puedes tener un efectivo registro y control de accesos y salidas de tus colaboradores