Sin importar su ubicación, tamaño o tipo, administrar un complejo residencial es una tarea titánica.
Aquí te presentamos cinco consejos para hacer más fácil y eficiente la administración de tu desarrollo inmobiliario.
1.- Todos los residentes deben saber quién administra su complejo residencial
Pueden ser uno o varios miembros de la Mesa Directiva del comité de vecinos, un profesional externo o una firma enfocada en la administración de inmuebles.
En todo caso, es imprescindible que todos los residentes del desarrollo inmobiliario sepan quién o quiénes llevan la administración, así como sus responsabilidades específicas.
2.- La administración de todo complejo residencial debe apegarse siempre a la Ley local
Es importante que los administradores conozcan y respeten las leyes, las normas y los reglamentos locales, vigentes en materia de condominios.
También, es importante conocer la legislación laboral local, pues una de las funciones de la Administración es la contratación de proveedores y colaboradores, fijos, periódicos u ocasionales.
Asimismo, no está de más tener siempre un abogado registrado en el listado de proveedores, para la eventual resolución legal de cualquier controversia.
3.- Los administradores de un complejo residencial, deben tener un orden escrupuloso
Tal orden no sólo debe ser en el manejo de las cuentas de los residentes. La Administración también precisa llevar un registro metódico de los acuerdos de cada asamblea; de preferencia, foliados e integrados en un libro anual, en versión digital e impresa.
De igual forma, hay que saber dónde está archivado cada reglamento interno, listado de proveedores y colaboradores, hojas técnicas de los equipos y la infraestructura del complejo residencial, contratos y demandas, entre otros documentos.
4.- La comunicación permanente y efectiva entre administradores y residentes, es fundamental
Las juntas de residentes sirven para que todos se conozcan, expresen inquietudes y necesidades, limen eventuales asperezas y lleguen a acuerdos.
Además de estas reuniones vecinales, la Administración del complejo residencial debe procurar tener uno o varios canales de comunicación abiertos y permanentes, así como un horario definido para que cualquier habitante del desarrollo inmobiliario pueda resolver dudas, solicitar aclaraciones, externar alguna queja o sugerencia o notificar cualquier asunto relacionado con el desarrollo inmobiliario.
De igual forma, el o los administradores deben publicar, de manera periódica, comunicados, encuestas, votaciones, convocatorias, solicitudes, anuncios y cualquier documento pertinente, a través de uno o varios canales oficiales de comunicación.
Y, por supuesto, la Administración del complejo residencial debe emitir notificaciones de cobro, pago y adeudo pendiente, a cada residente, con el correspondiente estado de cuenta a detalle.
5.- Una administración profesional, lidera personal profesional
Los encargados de la administración de un complejo residencial deben rodearse de personal de soporte capacitado en su respectiva función -personal de vigilancia, albañiles, plomeros, electricistas, personal de limpieza, entre otros-, de planta o eventual, para el óptimo desarrollo de los procesos operativos y administrativos del desarrollo inmobiliario, así como el adecuado mantenimiento de la infraestructura del mismo -limpieza periódica, pintura, impermeabilización, etc.
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